مدیریت منابع (resource management) فرایندی است که توسط آن مشاغل منابع مختلف خود را به طور موثر مدیریت می کنند. شما به عنوان یک رهبر، تمام تلاش خود را برای داشتن یک کسب و کار موفق به کار می گیرید. افراد مناسب را استخدام کرده، در فناوری مناسب سرمایه گذاری می کنید و تمام منابع دیگری را که فکر می کنید ضروری هستند برای راه اندازی صحیح کسب و کار خود به کار می گیرید. آیا انجام همه این کارها موفقیت را تضمین می کند؟
در این مطلب از منتورلایو قصد داریم تا به طور ویژه به این نوع از مدیریت بپردازیم، پیشنهاد می کنیم ما را تنها نگذارید.
مدیریت منابع چیست؟
مدیریت منابع شامل برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص افراد، پول و فناوری به یک پروژه یا برنامه است. در اصل، این فرآیند، تخصیص منابع برای دستیابی به بیشترین ارزش سازمانی است. مدیریت منابع خوب باعث می شود که منابع مناسب در زمان مناسب برای کار مناسب در دسترس باشند. منابع برای رسیدن به هدف ضروری هستند و شامل منابع مالی، کارکنان، فضای فیزیکی، تجهیزات، فناوری و زمان هستند.
برای مثال، اگر در حال برنامه ریزی برای برگزاری یک رویداد هستید، برخی از بخش های مدیریتی منابع شما شامل مواردی مانند برنامه ریزی وظایف نیروهای انسانی برای اجرای رویداد، برنامه ریزی برای انتخاب حامیان مالی برنامه، نرم افزارهای مختلف برای ثبت حضور یا عدم حضور مدعوین و بودجه بندی برای تمام بخش های مراسم خواهند بود.
چرا resource management مهم است؟
فرآیند مدیریت کردن منابع برای موفقیت هر کسب و کاری بسیار مهم است؛ زیرا هزینه ها و تلاش های بیهوده را کاهش می دهد. با پیروی از تکنیک های مدیریت منابع، بینشی در مورد آن چه برای تکمیل محصولات و ارائه پروژه ها لازم است و همچنین مهارت هایی برای تحقق آن بدون توجه به عوامل خارجی به دست می آورید. از دیگر دلایل اهمیت آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حذف هدر رفت: با مدیریت صحیح منابع، می توانید کارایی منابع را به حداکثر برسانید و اطمینان حاصل کنید که هیچ یک از تجهیزات، فضا یا موادی که روی آن سرمایه گذاری کرده اید بدون استفاده نمی ماند.
- بهینه کردن زمان: برنامه ریزی تضمین می کند که اعضای تیمی که استخدام کرده اید، نقش های خود را درک کرده و زمان خود را صرف پروژه هایی می کنند که بیشترین ارزش را دارند. مدیران منابع می توانند پروژه ها را بر اساس داده ها، برنامه ریزی و اولویت بندی کنند.
- ریسک را به حداقل می رساند: تخصیص ضعیف منابع می تواند منجر به موقعیت هایی شود که در آن یک کسب و کار منابع کافی در دسترس (مانند نیروی کار، مواد خام، تجهیزات) برای دستیابی به اهداف یا انجام تعهدات خود را ندارد. مدیریت صحیح منابع این ریسک را کاهش می دهد.
- سود را به حداکثر می رساند: حتی اگر فروش شما بالا باشد و قیمت گذاری محصول عالی باشد، مدیریت ضعیف منابع می تواند منجر به هزینه های اضافی شود و سود شما کاهش یابد.
چرا کسب و کارها قادر به مدیریت موثر منابع نیستند؟
در این بخش از منتورلایو قصد داریم تا نگاهی به دلایل اساسی ایجاد کننده این مشکل بیاندازیم:
- برنامه ریزی ضعیف
شما می توانید بهترین برنامه را در ذهن خود داشته باشید. با این حال، اگر نحوه اجرای آن را ندانید، فایده ای ندارد. مشکلی که در کسب و کارها وجود دارد این است که در حالی که تمرکز خود را کاملاً بر روی برنامه حفظ می کنند، نمی توانند درک کنند که اجرای آن نیز مهم است. چه در تخصیص وظیفه یا مدیریت گردش کار، آن ها تلاش خود را در ایجاد یک برنامه واضح برای تیم صرف نمی کنند. در نتیجه هیچ کس نمی داند که قرار است چه کاری انجام دهد، مگر این که برای همه موارد به آن ها دستور داده شود. وقتی چنین شرایطی بوجود می آید، رشد کسب و کار از بین می رود.
به یاد داشته باشید، شما ممکن است بهترین فرد را در کسب و کار خود استخدام کرده باشید؛ اما اگر ندانید چگونه باید از او استفاده کنید، این استعداد به هدر خواهد رفت. تا زمانی که راهی برای استفاده درست از منابع پیدا نکنید، از آن ها چیزی عایدتان نمی شود.
- عدم پاسخگویی
داشتن تیمی که در آن افراد فاقد پاسخگویی باشند نشانه مدیریت ضعیف منابع است. از آن جا که مدیران تمایل به برنامه ریزی برای استفاده از منابع خود ندارند، این باعث ایجاد یک رویکرد لحظه ای و عدم صداقت می شود که مستقیماً منجر به ضعف در پاسخگویی می گردد. کارمندان معمولاً به مدیریت خرد عادت می کنند و منتظر راهنمایی برای انجام همه کارها هستند.
نمی توانید انتظار داشته باشید که چنین نیروی کاری نوآوری داشته باشد و در شغل خود موثر واقع گردد. در حقیقت، در چنین شرایطی به دلیل احتمال وقوع اشتباهات، اوضاع از بد به بدتر تبدیل می شود؛ زیرا هیچ کس مایل نیست خود به تنهایی مسئولیت چیزی را بپذیرد.
- عدم استخدام فرد مناسب
عدم استخدام افراد مناسب برای هر جایگاه شغلی، چالش دیگری است که به مدیریت ضعیف منابع منجر می گردد. از آن جا که افراد دارای تخصص را برای کارهایی که قصد انجام آن ها را دارید استخدام نکرده اید، یا مجبور خواهید بود بیش از تعداد مورد نیاز کارمندان را اختصاص دهید یا برای انجام کار باید زمان بیشتری از آنچه که لازم است سرمایه گذاری کنید.
تحت هر دو شرایط، کسب و کار شما در حال دریافت ضرر و زیان خواهد بود. همچنین مواردی وجود دارد که به افراد با مهارت در جایگاه نادرستی قرار می گیرند که منجر به چنین شرایط ناخواسته ای می گردد.
- مشکلات سازگاری
سازگاری پارامتر اصلی است که تعریف می کند آیا یک کسب و کار می تواند موفق شود یا نه. پذیرا بودن در برابر تغییر به شما امکان رشد می دهد؛ اما متأسفانه رهبرانی وجود دارند که قادر به انجام این کار نیستند.
به عنوان مثال، پایبندی به روش های قدیمی برای انجام کارهایی مانند استفاده از ایمیل برای مدیریت وظیفه هنگامی که می توانید از یک نرم افزار مدیریتی استفاده کنید یکی از این موارد است. تکامل نیافتن جریان کار شما مورد دیگری است.
همه این موارد می توانند نه تنها تیم شما؛ بلکه فرایندهای کاری را نیز دچار مشکل سازند. با این کار به جای سودآوری، ضرر و زیان زیادی به کسب و کار خود می رسانید.
حوزه های resource management
در حالی که اغلب افراد تصور می کنند که در ارتباط با مدیریت پروژه استفاده می شود؛ اما باید گفت که مدیریت منابع در بسیاری از حوزه های دیگر مدیریت کسب و کار کاربرد دارد. یک کسب و کار کوچک، باید به مدیریت کردن منابع در تعدادی از زمینه های زیر توجه کند:
- امور مالی – آیا می توانیم هزینه های جاری را تامین کنیم؟ آیا می توانیم روی تجهیزات جدید یا آموزش کارکنان سرمایه گذاری کنیم؟ منابع مالی ما قابل اعتماد هستند؟
- پرسنل – آیا مهارت های اعضای تیم ما با کار انجام شده مطابقت دارد؟ اگر نه، آیا باید آن ها را آموزش دهیم یا اعضای تیم جدید بالاتر؟ در صورت جذب مشتری جدید، کارکنان کافی خواهیم داشت و اگر چنین است، آن افراد باید چه مهارت هایی داشته باشند؟
- فضای فیزیکی – آیا دفتر یا فضای تولیدی شرکت طوری است که بتوان سایر منابع را برای حداکثر بهره وری مدیریت کرد؟ نسبت به تقاضا برای محصولات خود خیلی سریع در حال گسترش هستیم یا به اندازه کافی سریع نیستیم؟
- تجهیزات – آیا ما تجهیزات مورد نیاز برای انجام کارهای مورد نیاز را به مقرون به صرفه ترین روش داریم؟ اگر چنین است، آیا ما از پتانسیل کامل آن تجهیزات برای رسیدن به اهداف خود استفاده می کنیم؟
- فناوری – کارکنان ما برای برقراری ارتباط موثر و اجرای وظایف به چه نرم افزار یا دستگاه هایی نیاز دارند؟ آیا منابع مالی باید برای تامین مالی آن چه که از دست رفته است تخصیص مجدد یابد؟
تکنیک های مختلف مدیریت منابع
در این بخش از منتورلایو پس از به دست آوردن یک درک کلی از resource management، باید انواع تکنیک های مدیریت کردن منابع و نحوه پیاده سازی آن ها در کسب و کار را بررسی کنیم.
- تخصیص منابع (Resource Allocation)
تخصیص منابع این امکان را در اختیار می گذارد که از منابع موجود، بیشترین بهره ممکن را ببرید. تخصیص منابع فرایندی است که شما بر اساس مهارت های افراد تیم و ظرفیت های موجود، نیازمندی های پروژه را به بهترین و بهینه ترین شکل ممکن، تامین می کنید.
برای درک بهتر این موضوع در پروژه، توجه کنید که معمولا مدیران منابع، از انواع گزارش های مختلف استفاده می کنند. این گزارش ها قابلیت بررسی و ارزیابی منابع موجود در تمام بخش های سازمان، از سطوح بالا گرفته تا جزئی ترین بخش ها را فراهم کرده و بدین شکل دیگر نیازی به تعیین روزهای خاص و بودجه بندی برای منابع مختلف را نخواهید داشت. هر قدر که شفافیت و وضوح این گزارش ها بیشتر باشد، تخصیص منابع به شکل بهینه تر و موثرتری انجام خواهد شد.
- سطح بندی منابع (Resource Leveling)
سوال مهمی که در این بخش ایجاد می شود این است که سطح بندی منابع چیست و چگونه از آن استفاده می شود؟ این تکنیک به فرایند کشف و شناسایی «منابع بدون استفاده یا غیر موثر» در سازمان و برنامه ریزی برای استفاده از آن ها اشاره می کند. مثالی برای انجام این کار این است که در سازمان شما یک تولید کننده محتوا وجود دارد که مهارت های طراحی گرافیک نیز داشته و می تواند از طریق بر عهده گرفتن بخشی از وظایف تولید محتوای گرافیکی، به تیم طراحی سازمان نیز کمک کند.
اگر در سازمان شما چنین افرادی وجود داشته باشند که مهارت های گرافیکی نیز دارند، در صورت افزایش حجم کاری بخش گرافیک مجموعه، به استخدام فریلنسرهای طراحی نیازی نخواهید داشت و می توانید از مهارت سایر نیروهای سازمان کمک بگیرید.
- پیش بینی منابع (Resource Forecasting)
داشتن برنامه ریزی مدیریت منابع برای بهره وری از نیروهای انسانی، مواد اولیه و بودجه بندی های مختلف، ضروری است. پیش بینی منابع این امکان را در اختیار شما قرار می دهد که نیازمندی های احتمالی منابع را قبل از آغاز و اجرای پروژه، پیش بینی کنید.
در حین مراحل طراحی پروژه، می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کرده و موارد مختلفی مانند محدودیت های احتمالی، ریسک های مختلف و چارچوب کلی پروژه را تعیین کنید. برای این پیش بینی های اولیه، مدیران منابع باید شناخت کامل در رابطه با چرخه حیات پروژه، اهداف و منابع موجود در سازمان را داشته باشند.
روش هایی که می توانند به resource management کمک کنند
برای جلوگیری از وقوع فاجعه بر اثر مدیریت ضعیف منابع، موارد زیر توصیه می شوند:
- علت اصلی مشکل را پیدا کنید
اولین کاری که شما باید به عنوان یک رهبر برای از بین بردن مدیریت ضعیف منابع انجام دهید، این است که دلیل آن را پیدا کنید. آیا ربطی به برنامه ریزی ضعیف و انتظارات غیر واقعی دارد؟ وقتی دلیل آن را بدانید، در نهایت می توانید بهترین برنامه را برای حل مشکل ایجاد کنید. بهترین راه برای رسیدن به ریشه اصلی این مشکل نشستن کنار اعضای تیم و بحث درباره مسائل است.
- تنوع در فرهنگ کار را بپذیرید
یکی دیگر از موارد مهمی که شما باید از آن به عنوان رهبر استقبال نمایید تا مدیریت منابع خود را موثرتر سازید، پذیرفتن تنوع در فرهنگ کار است. انتظار نداشته باشید که همه کارها را به روش شما انجام دهند. بگذارید روش خود را پیدا کنند و کارهای خودشان را انجام دهند. هر فرد در مجموعه مهارت منحصر به فرد را به ارمغان می آورد. شما باید بدانید که مدیریت خرد نه تنها نقش آن ها را در اداره تضعیف می کند؛ بلکه ممکن است بر استعداد و اعتماد به نفس آن ها نیز تأثیر منفی بگذارد.
- انتظارات را مدیریت کنید
آنچه بسیاری از رهبران و مدیران به خصوص در مورد resource management متوجه نمی شوند، این است که یکی از دلایل عمده شکست، انتظارات غیر واقعی است. باید با توجه به مهارت، تخصص و تجربه افراد وظایفی را به آن ها اختصاص دهید و سپس انتظارات را تعیین کنید. در عین حال، هنگام تعیین این انتظارات، فراموش نکنید که آن ها را به وضوح مستند کرده و با شخصی که کار به او محول شده است به اشتراک بگذارید. این وضوح در مدیریت منابع شما به کارآمدترین شکل از اهمیت بالایی برخوردار است.
- گردش کار ایجاد کنید
در حقیقت، یکی از ساده ترین راه ها برای ایجاد وضوح در تخصیص و مدیریت کردن منابع، ایجاد گردش کار است. گردش کار همچنین باعث ایجاد حس ثبات در تیم می شود و اطمینان حاصل می کند که مدیریت خرد اتفاق نمی افتد.
- بر شادی کارمندان تمرکز کنید
یکی از اصلی ترین مواردی که افراد زیادی در مورد آن صحبت نمی کنند، خوشحالی کارمندان است. اگر می خواهید کارمندان به بهترین نحو کار خود را ادامه دهند، شاد نگه داشتن آن ها مهم است. از ایجاد فرهنگ همکاری گرفته تا قدردانی از زحمات آن ها، باید به اندازه کافی هوشمند باشید تا در همه چیز به روش صحیح و در زمان مناسب سرمایه گذاری کنید. یکی دیگر از مزایای این امر ایجاد اعتماد در کارمندان است. به این ترتیب آن ها همیشه مایل خواهند بود برای رسیدن به اهداف خود تلاش کنند.
مزایای مدیریت کردن منابع
حال که با resource management آشنا شدیم، در ادامه قصد داریم مزایای آن را نیز ذکر کنیم. مدیریت کردن منابع مزایای مختلفی دارد که در ادامه، برخی از مهم ترین آن ها را با یکدیگر مرور می کنیم:
- جلوگیری از وقوع وقفه های مختلف
با درک دقیق میزان منابع و موجودی های خود، می توان برای نحوه استفاده از آن ها به صورت کامل برنامه ریزی کرد و از وقوع مشکلات و خطاهای احتمالی، جلوگیری کرد.
- جلوگیری از فرسودگی
با مدیریت صحیح منابع، می توان از میزان و حجم کار هر بخش و هر تیم فعال در پروژه مطلع شد و از تخصیص وظایف بیش از حد به تیم های مختلف جلوگیری کرد.
- فراهم کردن امنیت برای پیشبرد پروژه
همیشه این احتمال وجود دارد که پروژه ها به دلیل نداشتن منابع کافی، به موفقیت لازم دست پیدا نکنند. با برنامه ریزی و مدیریت دقیق منابع، می توان اثبات کرد که تمام کارهای لازم برای کسب موفقیت با استفاده از منابع موجود انجام شده و عدم موفقیت پروژه، به دلیل استفاده نامناسب از منابع رخ نداده است.
- ایجاد شفافیت
با resource management، تمام مدیران می توانند به صورت شفاف و دقیق میزان کار و فعالیت تیم شما را بررسی کنند و در صورت نبود امکانات یا ظرفیت لازم برای اخذ پروژه های جدید، این موضوع را به صورت واضح مشاهده کرده و بر اساس آن برنامه ریزی کنند.
- اندازه گیری میزان تاثیر
با داشتن درک دقیق و کامل نسبت به نیازمندی های لازم برای مدیریت و اجرای پروژه های آتی، می توانید به صورت تاثیرگذار میزان نرخ بازگشت سرمایه و البته قیاس بین کارایی و اثربخشی را به صورت کامل برنامه ریزی و ارزیابی کنید.
نویسنده
همه مطالب نویسنده